Sleep dit logo naar uw favorieten om het toe te voegen aan uw favoriete websites
Telefonisch bereikbaar van 8.30 tot 17.00 uur

Aanbestedingen zijn inmiddels ingeburgerd in de inkoopprocedures in Nederland. Voornamelijk gemeentes, overheidsinstanties en scholen besteden opdrachten boven de drempelbedragen verplicht aan. Veel gehoorde nadelen van een aanbesteding zijn de strakke procedures, de verplichte minimumtermijnen en de uitsluiting van directe onderhandelingen met de inschrijvers.
Desalniettemin bieden aanbestedingen de mogelijkheid om van inschrijvers onder concurrentiedruk een aantrekkelijke aanbieding te ontvangen. Daarom zijn er steeds meer ondernemingen die vrijwillig een aanbesteding, een ‘Tender’ of ‘RFI en RFP’ uitschrijven. Een vrijwillige oftewel een private aanbesteding biedt veel voordelen. Er kan beduidend meer flexibiliteit worden ingebouwd dan bij reguliere aanbestedingsprocedures, mits de aanbesteder ook duidelijk is richting de inschrijvers.

Onlangs is een aanbesteder op de vingers getikt door de rechtbank Midden-Nederland (C/16/425456 / KG ZA 16-809). De verliezende inschrijver was van mening dat de winnende inschrijver een ongeldige inschrijving heeft ingediend en spant een procedure aan. Volgens de aanbesteder is er geen sprake van een aanbesteding maar een private verkoopprocedure met spelregels, een zogenaamde ‘Tender’. Hierdoor zou zij niet gebonden zijn aan de algemene aanbestedingsrechtelijke beginselen zoals het gelijkheidsbeginsel en het transparantiebeginsel.

Helaas voor de aanbesteder oordeelt de rechter dat er wel degelijk sprake was van een aanbesteding. Een meervoudig onderhandse aanbesteding om precies te zijn. Met de gehanteerde term ‘Tender’ wordt naar algemeen spraakgebruik een ‘aanbesteding’ bedoeld en niet slechts een offerte. Ook werd de term ‘aanbesteding’ meerdere malen in de documenten genoemd. De beoordelingssystematiek was duidelijk omschreven en er werd tevens een proces-verbaal van de procedure opgesteld. Na protest van één van de twee inschrijvers, stelde de aanbesteder ook een uitgebreide motivering ter beschikking. De aanbesteder zelf, een commanditaire vennootschap, bestond onder andere uit een aantal marktpartijen en een gemeente. Dit versterkte het vertrouwen dat aanbestedingsrechtelijke beginselen van toepassing zouden zijn.

Volgens de rechter was de winnende inschrijving overigens niet ongeldig, maar de aanbesteder mag de opdracht niet gunnen. De opdrachtspecificaties waren te onduidelijk en er zijn vertrouwelijke gesprekken tussen inschrijver en aanbesteder gevoerd waardoor niet alle inschrijvers dezelfde informatie kregen. Zowel het transparantiebeginsel en het gelijkheidsbeginsel zijn in deze tender geschonden. De aanbesteder mag enkel de opdracht gunnen wanneer zij de volledige kostbare aanbestedingsprocedure opnieuw doorloopt met beide inschrijvers. En dit keer wel volgens de regels.

De aanbesteder heeft hiermee een kostbare les geleerd die voorkomen had kunnen worden. Sinds 2013 zijn de spelregels van contractsvrijheid in aanbestedingen in de jurisprudentie vastgelegd. Private aanbestedingsprocedures mogen een grote mate aan flexibiliteit bevatten wanneer de aanbesteder in de documenten duidelijk aangeeft dat zij de aanbestedingsbeginselen wenst uit te sluiten. Zo kunnen er bijvoorbeeld andere termijnen en één-op-één gesprekken gehanteerd worden.

Bent u van plan om een tender, aanbesteding, RFI en RFP of inkoopprocedure met spelregels op te starten? Onze juridische en bouwkundige adviseurs hebben ruime ervaring met private aanbestedingen en kunnen de belangen van uw organisatie optimaal behartigen. Wilt u meer weten over dit onderwerp en onze ervaring hiermee? Neem contact met ons op via telefoonnummer

040 2800024 of Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..

mr. Marjoleine van Schaik - Koëter