De definitie van contractmanagement volgens het inkoopinstituut Pianoo is: het proces waarbij, op basis van verkregen input, getekende contracten en wijzigingen hierop, eenduidig worden vastgelegd, beheerd en bewaakt; teneinde volledige benutting van contracten te faciliteren en managementrapportages te genereren.

Rob Wolfs van Delficon is gespecialiseerd in inkoop, marketing en verkoop. Koëter Vastgoed Adviseurs is gespecialiseerd in het technische en juridische deel van het onderhoudscontract. Samen ondersteunen zij organisaties om het contractmanagement op orde te krijgen.

  • Heeft u als organisatie zicht op alle verplichtingen die u of uw medewerkers zijn aangegaan?
  • Zijn deze verplichtingen ook goed vastgelegd en gedocumenteerd?
  • Kunt u contract informatie snel en zonder problemen produceren?
  • Hebben belanghebbenden zicht op de contractuele afspraken?
  • Zijn uw contracten in compliance met de geldende wetgeving (bv. Wet bescherming Persoonsgegevens)?


Veel organisaties zullen op één of meerdere vragen met nee moeten antwoorden, hetgeen betekent dat u niet het maximale uit uw afspraken haalt, of nog erger, dat u aanmerkelijke risico’s loopt.

Dat is een hele mond vol, maar wat betekent dit nu voor uw organisatie?

Een contract is het resultaat van onderhandelingen, aanbestedingen, of onderhands gemaakte afspraken met leveranciers. Wat verwacht u van de leverancier en wat mag deze van u verwachten. Zijn de gevraagde prestaties kwalitatief en kwantitatief eenduidig vastgelegd en worden deze vervolgens ook gemonitord? Welke algemene voorwaarden zijn van toepassing op de overeenkomst, en kent u deze voorwaarden ook? Vaak komen er uit algemene voorwaarden zaken naar voren die u niet, of niet zo, dacht te hebben afgesproken, met onverwachte kosten of andere vervelende zaken tot gevolg.

Daarnaast vraagt de wet ook steeds meer om zekerheden die u contractueel dient te  borgen. Zo dient u in het kader van de Wet Bescherming Persoonsgegevens te zorgen voor sluitende overeenkomsten met leveranciers die op een of andere wijze data uit uw organisatie ter beschikking krijgen. En dat zijn er meer dan u denkt.

Dat wilt u natuurlijk graag allemaal voor zijn en dat kan. Als uw vastgoedbeheerder wil Koëter Vastgoed Adviseurs u behulpzaam zijn bij uw contractmanagement. Onze specialisten maken graag voor u een analyse van uw contractenportfolio en zijn u dan ook behulpzaam bij het opstellen van een contractenregister. Daarbij kijken we meteen naar inhoud en voorwaarden, maar ook naar de looptijd van de overeenkomsten, of deze nog in overeenstemming zijn met wet en regelgeving en of er andere acties genomen kunnen of dienen te worden. Vaak met financieel of kwalitatief voordeel voor u.

Het resultaat is een heldere rapportage over uw contracten en een overzichtelijk contractenregister, dat toegankelijk is voor de betrokkenen die de inhoud van de contracten dienen te kennen. Heeft u zelf geen contractenregister? Geen nood, wij stellen u graag zonder kosten ons eigen Excel contractenregister ter beschikking.

En u? U bent weer in control als het gaat om de afspraken met uw leveranciers en dat is een hele geruststelling.